입주자대표회의 감사업무 매뉴얼 ②

Ⅰ. 공동주택 감사업무 총론
7. 감사 결과의 활용
ㆍ감사는 감사결과에 따라 관리주체에 시정(처리한 업무의 수정), 개선(향후 업무 처리시 반영), 변상(관리주체의 고의·중대 과실로 입주자 등 손해발생시 요구)등을 입대의를 통해 요구 가능
8. 입주자대표회의와 감사의 관계
ㆍ감사는 입대의 구성원으로 입대의를 감사하는 것은 아니나, 입대의가 의사결정을 담당하는 중요기구인 점을 감안하면 필요한 경우 자문 등이 가능하며, 특히 규칙 제4조 제5항에 따라 감사는 입대의에서 의결한 안건이 관계법령 및 관리규약에 위반된다고 판단되는 경우에는 입대의에 재심의를 요청할 수 있고 재심의를 요청받은 입대의는 지체 없이 재심의를 해야 함.

Ⅱ. 업무유형별 세부 감사요령
1. 회계업무에 대한 감사
 1-1 공동주택 회계업무 개요
ㆍ공동주택 회계업무는 관리비, 사용료, 장기수선충당금(이하 ‘장충금’으로 약칭) 관리외손익 등 주택관리업무 수행과 관련한 자금의 지출과 수입에 대해 발생하는 것이 대부분이며, 매일 동일한 회계업무가 반복적으로 이뤄지는 특징이 있음
즉, 관리사무소의 1개월간 주요 회계업무는 직원 인건비, 경비·청소 등 용역비, 전기료 등 소요비용을 지급한 후 익월에 입주자 등에게 고지하고 수납한 금액을 정산(회계업무는 매월 반복)
☞ 정산제를 기준으로 설명한 것이며 단지 사정에 따라 예산제 운영도 가능(일부 단지에서는 계정항목에 따라 정산제 및 예산제 혼용)
ㆍ공동주택의 회계는 지출회계와 수입회계로 구분할 수 있음
지출회계: 자금을 집행할 사유가 발생하면 회계담당자(지출원인행위담당)는 자금인출을 위한 지출결의서를 작성(계약서, 청구서 등 증빙서 첨부)해 관리소장의 결재를 득한 후 회계담당자(수입지출담당)에게 제출
회계담당자(수입지출담당)는 지출결의서 검토 후 이상이 없으면 출금전표를 작성해 관리소장 확인 후 은행에서 자금을 인출, 수령자에게 이체하거나 고지서로 대금을 납부(출금전표는 지출결의서 등 증빙서류, 입금증 또는 영수증과 함께 편철보관)
* 단지에 따라 결의서와 전표 기능이 통합된 문서인 회계결의서를 사용할 수 있으며, 이 경우에는 회계담당자(지출원인행위담당)가 회계결의서(증빙서 첨부)를 작성하고 회계담당자(수입·지출담당) 검토를 거쳐 관리소장이 최종 결재 후 자금 집행
* 지출원인행위담당과 지출담당은 업무분장이 이뤄지는 것이 바람직하나, 관리소 인력부족으로 지출원인행위담당과 지출담당이 겸직하는 경우가 있음
수입회계: 관리비 등 수납과 관리외수입(잡수입)으로 구성되며, 관리비 등은 회계담당자(수입·지출담당)가 전월에 발생한 관리비 등을 집계해 당월에 부과·고지하고 매일 수납된 관리비 등과 관리외수익을 전산, 통장을 통해 확인해 정산처리
 1-2 예산 감사
ㆍ관리주체로부터 차기 회계연도 사업계획 및 예산안을 차기 회계연도 개시 45일전까지 제출받아 감사 후 사업계획 및 예산안 승인을 위한 입주자대표회의(차기 회계연도 개시 1개월 전까지)에서 의견 제시
* 예산은 항목별로 구분해 작성해야 하며(공동주택 회계처리기준 별지 제4호와 제6호 양식 참조), 세입·세출예산 편성지침, 사항별 설명서, 총계표 및 순계표, 기타 재무상황과 세입·세출예산의 내용을 명백히 할 수 있는 서류 첨부
ㆍ입대의는 매분기별로 세입·세출 결산서를 관리주체로부터 보고받고, 이를 분석해 입주자 등에게 공시해야 함(공동주택회계처리기준 제56조).

중앙공동주택관리지원센터

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